Regulamentação de e-mail marketing: Descubra agora mesmo

Aprenda a regulamentar seu e-mail marketing com esse artigo.

Você sabia que existe uma padronização de um e-mail marketing? Sim, é verdade e seguir alguns padrões é essencial para melhorar a qualidade de seus serviços e aumentar a produtividade de seu negócio.

Criado por entidades como a ABRANET (Associação Brasileira dos Provedores de Internet), a ABEMD (Associação Brasileira de Marketing de Dados) e a ABRADI (Associação Brasileira das Agências Digitais), essa regulamentação visa definir o uso da ferramenta de forma responsável, ética e pertinente.

O que é o código de autorregulamentação de e-mail marketing?

É uma forma prática e eficaz de se produzir bons conteúdos e promover segurança a todos os envolvidos.

Para os fins do código, é necessário que você considere questões como:

  • ambiente online: local na web identificado por um nome de domínio, constituído por uma ou várias páginas, que possam conter diversas informações, como textos e imagens;
  • assunto: informação que está no campo do título, denominada “Assunto”;
  • destinatários: pessoas que quem faz uso do e-mail marketing mantém relacionamentos;
  • código malicioso: refere-se a possíveis ações maliciosas no computador, como vírus, bots e worms;
  • e-mail marketing: mensagem enviada ou recebida na web, a fim de fazer a divulgação ou promoção de produtos ou serviços. Ainda serve para atender atuais e futuros clientes e se relacionar com eles;
  • empresa de e-mail marketing: pessoa jurídica, responsável por fornecer uma plataforma para a gestão das campanhas de e-mail marketing;
  • nome de domínio: o seu objetivo é localizar e identificar conjuntos de computadores na web;
  • nome de domínio próprio: registrado pelo remetente do e-mail marketing, de acordo com os procedimentos legais da web;
  • opt-in: autorização prévia concedida pelo destinatário, a fim de que o remetente possa enviar e-mails a ele;
  • opt-out: maneira de informar na mensagem de que o destinatário possa se descadastrar e parar de receber e-mails quando quiser;
  • parceira: pessoa física ou jurídica que contrata uma empresa para executar ações de e-mail marketing;
  • provedor: empresa que presta serviços de conexão à web, hospedagem de sites, e-mails etc;
  • remetente: pessoa física ou jurídica que é apresentada ao destinatário ao disparar uma mensagem;
  • soft-opt-in: disparo de mensagens sem opt-in, mas sempre por meio de prévia e comprovada relação social e comercial entre as partes.
Aprenda a regulamentar seu e-mail marketing com esse artigo.

Mas afinal, porquê seguir essas regras de e-mail marketing?

Seguir essas normas é garantir um trabalho de qualidade e com uma eficácia profissional.

Outro ponto importante é que um e-mail marketing já vem sendo diferenciado de um simples SPAM há bastante tempo. Portanto, mais importante do que trazer um serviço de qualidade, é conseguir entregar a mensagem ao seu cliente, o que o e-mail marketing já proporciona com qualidade.

Existem 10 principais passos para criação do e-mail marketing. Abaixo listamos resumidamente como lidar com cada uma.

1. Para quem devo ou posso enviar os e-mails marketing?

O código determina que as bases devem sempre ser opt-in ou soft opt-in — isto significa que, os destinatários têm que ter solicitado o recebimento das mensagens que são enviadas (opt in). Ainda há uma terceira possibilidade, a qual o remetente deve ter uma relação social ou comercial prévia e comprovada com o destinatário — ou seja, soft opt-in.

Uma dica para se regularizar é realizar uma ação para que os destinatários confirmem que têm o desejo de continuar recebendo suas mensagens. Assim, você irá transformá-los em opt in. Quanto antes fazer isso, melhor em todos os sentidos. O importante para o seu sucesso, afinal, é estar de acordo com essas regras, correto?

 

2. É permitido disparar uma primeira mensagem e só depois conquistar a permissão do destinatário para demais envios?

Não. O código é muito claro em relação a essa questão. Não são permitidas ações para bases que não estejam estabelecidas nos contextos opt-in ou soft opt-in.

3. Detalhes sobre a política de opt-out e prazos para descadastrar

Opt-out quer dizer descadastro. Nesse contexto, o remetente deve disponibilizar ao destinatário o opt out dizer os prazos para remover um e-mail específico da base de destinatários.

Esse prazo, em hipótese alguma, pode ser superior a dois dias úteis, caso seja solicitado pelo link de descadastro do e-mail marketing. Caso for por outros meios, o prazo passa a ser de 5 dias úteis e são contadas a partir da data comprovada da solicitação.

4. Como o opt-out (descadastro) é feito?

Um das grandes perguntas sobre do código é em relação às determinações que as mensagens de e-mail marketing estabeleçam, de forma obrigatória, para as pessoas terem acesso ao opt-out automático.

Uma jeito é que o link não seja clicável. Então, é possível informar ou telefone, SMS, carta, site por exemplo (sem precisar de link, apenas o texto informando) ou qualquer outro meio de comunicação disponível.

5. Os e-mails de cobrança, suporte e afins não necessitam contar com recursos de opt-out na mensagem?

Na possibilidade de existir contrato entre remetente e destinatário, as mensagens enviadas de forma exclusiva, a fim de garantir a execução de contrato e pós-contrato em relação a um determinado tipo de contrato (como avisos, extratos, boletos bancários, entre outros) estão dispensadas de contarem com a opção de opt-out.

6. O endereço de e-mail do remetente é do meu provedor

O código estabelece que somente os remetentes podem enviar os e-mails marketing vinculados ao seu nome de domínio próprio (como pessoa@empresa.com.br). É, portanto, proibido utilizar um domínio de terceiros não pertencentes ao mesmo grupo econômico do remetente ou de terceiros.

7. Como fazer para enviar anexos em e-mail marketing

Os envios de anexo, em muitas situações, que muitas vezes são utilizados por instituições financeiras, por exemplo, podem ser realizados, contanto que exista uma prévia e comprovada autorização das pessoas que receberá a mensagem. É possível fornecer assinaturas e certificados digitais e não estão sujeitas às regras dos anexos.

8. Políticas de privacidades e de uso de dados e informações no e-mail marketing

É de extrema importãncia que exista uma divulgação no seu site ou blog a “política de privacidade de uso de dados e informações”, que é adotada com os usuários e os clientes em geral. Essa situação é muito importante para que os destinatários das mensagens saibam a forma e em quais situações a empresas utilizará os dados e as informações das pessoas.

9. É permitido comprar uma base de e-mails?

Certamente, a resposta é não. Enviar de mensagens pode se feito apenas, única e exclusivamente, para as bases estabelecidas em opt-in ou em soft opt-in. No entanto, existe permissão para que uma empresa faça determinadas ações para alguns parceiros específicos, enviando e-mails para a sua base de destinatários, contanto que algumas observações sejam devidamente observadas:

9.1. A base deve, necessariamente, ter opt-in expresso e ele deve comprovar que o envio de e-mails para terceiros está autorizado;

9.2. O endereço eletrônico do remetente deve ser aquele em que a pessoa jurídica ou física que detém a relação com a base destinatária pode receber o contato por meio de destinatário;

9.3. Além dos recursos de opt-out, estabelecidos de forma padrão, a mensagem também deverá contar com outras duas opções para as pessoas realizarem seus devidos descadastros: uma deve ser para realizar o descadastro de mensagens do parceiro comercial do remetente; a outra, por sua vez, deve ser voltadas para mensagens de quaisquer parceiros comerciais do remetente.

9.4. O endereço de remetente deve ser totalmente válido e, além disso, utilizar o nome de domínio próprio do responsável pela base destinatária.

10. Configurações técnicas que estão previstas no código

Dentre as diversas disposições técnicas que estão previstas no documento, ressaltamos a configuração de Sender Policy Framework (SPF). Basicamente, está relacionada à configuração no servidor de domínio e traz a informação sobre quais IPs estão habilitados para enviarem mensagens em nome desse domínio.

11. Forneça sua localização real aos clientes

Isso evidencia que você é uma empresa verídica, de segurança e isso faz com que tenha credibilidade junto aos seus clientes e futuros consumidores. A mensagem, portanto, deve incluir um endereço válido.

12. Deixe claro se a sua mensagem for um anúncio

Ao longo do tempo, os profissionais de marketing desenvolvem algumas técnicas para serem mais cautelosos e discretos. Assim, o anúncio passa a parecer muito mais com uma recomendação do que uma oferta propriamente dita. Porém, a lei de SPAM obriga que você deixe isso muito claro para as pessoas.

13. Honre todos os pedidos de descadastramento

Como vimos no código, é essencial que você realize o descadastro de pessoas que fizerem essa exigência. Uma vez que você recebe o pedido das pessoas para não receberem mais suas mensagens, é essencial que você honre tal pedido.

Após remover a pessoa da lista de contatos, lembre-se de que não tem autorização para vender ou transferir seus dados a nenhuma pessoa.